Führungskräfte Meeting Titel
Wenn Meetings langweilig werden, fühlen sich viele verleitet, E-Mails zu beantworten, zu chatten oder Social Media Accounts zu checken. Doch diese vermeintlich sinnvolle Nutzung der Zeit löst das Problem nicht, sondern kann es sogar weiter verstärken. Dabei haben wir es in der Hand, mehr aus den Meetings zu machen!

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Die Durch­führung von Meet­ings bewegt mich sowohl als Coach als auch in der Rolle der Teil­nehmerin schon seit vie­len Jahren. In Train­ings lege ich sehr viel Wert darauf, Meet­ings pro­duk­tiv­er und motivieren­der zu gestal­ten, denn diese gemein­same Zeit ist in meinem Ver­ständ­nis eine viel zu wichtige Chance als dass wir uns in ihr lang­weilen sollen, ärg­ern oder gar nicht wert geschätzt fühlen. Führungskraft fordert respekt in Meetings - TweetDoch lei­der sind in eini­gen Unternehmen sowohl auf Seit­en der Führungskräfte als auch auf Seit­en der Teil­nehmenden Meet­ings der­art verkom­men, dass sie nur noch als Bal­last und damit über­flüs­sig emp­fun­den wer­den. Im August 2017 habe ich dazu bere­its den Artikel „How to con­duct effec­tive team meet­ings“ ver­fasst. Nun bin ich vor eini­gen Tagen über einen Tweet von Chris­t­ian Müller „gestolpert“ und habe mir inter­essiert die zahlre­ichen Antworten dazu durchge­le­sen. Die Band­bre­ite an guten Ideen bis hin zu Erk­lärungsver­suchen, Entschuldigun­gen und Schuldzuweisun­gen haben mich dazu inspiri­ert, erneut etwas dazu zu schreiben. Danke @cmueller80, dass du dieses The­ma mal wieder auf dem öffentlichen Tisch serviert hast!

Meetings sind Bestandteil unserer Arbeit!

Im Durch­schnitt ver­brin­gen wir in Unternehmen 15% unser­er Arbeit­szeit in Meet­ings. Da dies nur ein Durch­schnittswert ist, gibt es abhängig vom einzel­nen Unternehmen und der jew­eili­gen Rolle ein­er einzel­nen Per­son hier­bei dur­chaus große Abwe­ichun­gen. Allerd­ings lässt sich mit diesem Mit­tel­w­ert leicht aus­rech­nen, wie groß der Anteil unseres Gehaltes ist, der für Meet­ings investiert wird. Wer es genau wis­sen möchte, schreibt ein­fach mal über einen Monat genau auf, wie viel Zeit in Meet­ings ver­bracht wird und rech­net das auf das Gehalt um. Nur zum Spaß kann das auch mal für alle Anwe­senden in einem Meet­ing durchge­spielt wer­den. Dabei wird schnell deut­lich, dass Meet­ings ein kost­spieliges Unter­fan­gen sind. Doch das sind nur die offen­sichtlichen Kosten. Die ver­steck­ten Kosten find­en hier­bei noch gar keine Berück­sich­ti­gung und lassen sich sog­ar nur schw­er bis gar nicht in Zahlen fassen – und haben den­noch enorme Auswirkun­gen auf den Erfolg. Was sind denn nun aber die ver­steck­ten Kosten?

  • Respek­t­losigkeit
  • Demo­ti­va­tion
  • Frust
  • Keine oder schlechte Entscheidungen
  • Ver­lorene Chan­cen zum Teilen von Wissen
  • Ver­lorene Chan­cen auf werthaltige Diskus­sio­nen für bessere Lösungen
  • Ver­passte Gele­gen­heit­en für Wertschätzung und Anerkennung
  • Schlechte Vor­bild­funk­tion
  • Ver­bre­itung von unpassenden Ver­hal­tensweisen im gesamten Unternehmen

Grund­sät­zlich ist es hier­bei egal, ob es die Führungskraft oder die Teil­nehmenden sind, die solch ein von Chris­t­ian Müller beschriebenes Ver­hal­ten an den Tag leg­en oder es auch nur tolerieren. Genau, richtig gele­sen! Für mich sind nicht nur diejeni­gen ver­ant­wortlich, die sich in einem Meet­ing nicht kor­rekt ver­hal­ten son­dern auch diejeni­gen, die es tolerieren! Über­set­zt heißt das, dass jed­er von uns erwach­sen und pro­fes­sionell genug sein sollte, es nicht hinzunehmen, dass andere unsere wertvolle Zeit ver­schwen­den. Meines Eracht­ens soll­ten wir alle mehr Ver­ant­wor­tung übernehmen für das, was wir machen und auch dafür, was mit uns gemacht wird. Es kann in meinen Augen nicht ange­hen, sich ein­er­seits über einen Man­gel an Zeit zu beschw­eren, ander­er­seits aber stillschweigend in Meet­ings zu sitzen, die das Team oder die Arbeit nicht voranbringen.

Nun lässt es sich ja leicht sagen, dass es dafür ja die Rolle des Meet­ingleit­ers bzw. Facil­i­ta­tors gibt, die das dann regeln kann. Ja und nein. Der Facil­i­ta­tor kann offen­sichtliche Störun­gen ansprechen, jedoch nicht Gedanken lesen oder gar wis­sen, wie andere sich fühlen. Daher sind alle gefragt!

Meetingkultur als Spiegel der Organisationskultur

Meetingkultur zeigt Organisationskultur - Tweet

Wie von @Jens_M_Ruppelt in sein­er Antwort beschrieben sind Meet­ings tat­säch­lich ein Spiegel­bild für die Organ­i­sa­tion­skul­tur. Und gle­ichzeit­ig ver­stärkt jedes „schlecht“ abge­laufene Meet­ing diese kon­trapro­duk­tive Organ­i­sa­tion­skul­tur, denn wenig wertschätzende Ver­hal­tensweisen und der respek­t­lose Umgang mit lim­i­tierten Ressourcen — im Meet­ing: Zeit, Geld, Moti­va­tion – wer­den immer stärk­er in den Arbeit­sall­t­ag über­nom­men. Das ist doch alles viel zu drama­tisch, mag manch­er denken. Vielle­icht! Und sicher­lich soll­ten wir nicht auf­grund eines einzel­nen, sich nicht wieder­holen­den Ereigniss­es gle­ich eine Krise her­auf­beschwören; doch wir soll­ten unser Bewusst­sein und unsere Aufmerk­samkeit dafür schär­fen, Störun­gen als solche zu erken­nen und auf ihre Wirkung und Auswirkung hin zu beurteilen. Dabei soll­ten wir immer im Kopf haben, dass Änderun­gen im Ver­hal­ten – beson­ders die unbe­wussten – einen schle­ichen­den Prozess darstellen, dessen Aus­maß häu­fig erst dann klar wird, wenn es bere­its schon sehr oder zu spät ist! Hier ver­folge ich das Mot­to: Lieber rechtzeit­ig drüber reden und ein Com­mit­ment find­en, bevor die Moti­va­tion und das Engage­ment bei den anderen gehen und der Frust und die Gle­ichgültigkeit sich einschleichen!

Selb­stver­ständlich rede ich nicht darüber, dass jemand mit dem Handy Fotos von Flipcharts oder der Präsen­ta­tion macht! Auch eine Meet­ing bezo­ge­nen Frage schnell mit den nicht anwe­senden Kol­le­gen abzuk­lären oder Ter­mine zu prüfen, kann dur­chaus hil­fre­ich sein und zur Pro­duk­tiv­ität beitragen.

Es geht immer noch darum, dass eine Per­son während eines Meet­ings Emails checkt und beant­wortet, seine Social Media Kanäle bear­beit­et, chat­tet oder spielt – alles Dinge, die nichts mit dem Meet­ing zu tun haben.

In mein­er Tätigkeit als Coach ist es stets beson­ders span­nend und auf­schlussre­ich an den ersten Meet­ings bei einem neuen Auf­trag – am lieb­sten abteilungsüber­greifend – teilzunehmen und zu beobacht­en. Diese Beobach­tun­gen helfen mir sehr, Gespräche und Infor­ma­tio­nen in einen entsprechen­den Kon­text zu set­zen und über das Unternehmen zu ler­nen. So kann ich später weit­er­führende Fra­gen stellen und zum Nach­denken über das „Warum“ anregen.

Wertschätzung, Respekt und Multitasking

Richtig zuhören in Meetings

Eine weit ver­bre­it­ete, trotz­dem aber fatale Selb­stüber­schätzung ist der Glaube, dass wir konzen­tri­ert schreiben und gle­ichzeit­ig konzen­tri­ert zuhören kön­nen! Ich bin überzeugt, dass dieser Irrglaube dazu führt, dass wir kein­er der bei­den Auf­gaben den nöti­gen Respekt ent­ge­gen­brin­gen. Kom­mu­nika­tion ist ein kom­plex­es The­ma. Und obwohl wir von früh­ester Kind­heit zu kom­mu­nizieren ler­nen, wis­sen wir alle, wie häu­fig es zu Missver­ständ­nis­sen kommt. Einige der Gründe dafür sind, dass wir entwed­er nicht richtig zuge­hört haben, nicht richtig gele­sen haben oder uns nicht deut­lich aus­ge­drückt haben. „Natür­lich, beim Zuhören muss ich ja nur da sitzen und nichts machen – das geht so nebenbei.“?

Schon in den agilen Prinzip­i­en ste­ht, dass Kom­mu­nika­tion wichtig ist, am besten von Angesicht zu Angesicht. Doch wo bleibt das „Sich Anschauen“, wenn ich die ganze Zeit auf meinen Bild­schirm schaue? Und warum ist das „Sich Anschauen“ über­haupt so wichtig? Ganz ein­fach – Kom­mu­nika­tion ist weitaus mehr als nur das Wort. Unser Gehirn ver­ar­beit­et mehr Infor­ma­tio­nen als nur das Wort selb­st. Da kom­men Dinge wie Ton­fall, Beto­nung, Mimik, Kör­per­sprache und etlich­es mehr noch mit ins Spiel. Und deren Wirkung ist enorm. Sie pack­en das Gesagte in einen größeren Kon­text. Das ist auch der Grund, warum es beim Schreiben oft so schwierig ist, den „richti­gen Ton“ zu tre­f­fen und sich nicht alle Infor­ma­tio­nen dazu eignen, schriftlich über­mit­telt zu werden!

In mein­er Kind­heit, die zugegeben­er Maßen nun schon ein paar Jahrzehnte her ist, habe ich gel­ernt, dass es ein Zeichen von Wertschätzung und Respekt ist, den­jeni­gen, der mit mir spricht, auch anzuschauen. Ich sig­nal­isiere der Per­son damit, dass ich ihr meine volle Aufmerk­samkeit schenke und auf­nah­me­bere­it bin. Ich fokussiere damit auf das, was die Per­son mir mit­teilen möchte. Und genau das ist es doch, was Meet­ings aus­macht: Die Fokuszeit für beson­dere The­men! Wir nehmen uns aus der täglichen Arbeit raus, um den Fokus auf die auf der Agen­da ste­hen­den The­men zu richt­en. Warum schaf­fen wir uns dann sel­ber wieder Ablenkung und ver­lieren die Chance auf den so wertvollen Fokus?

Fun Fact: Das habe ich auch meinen Kindern beige­bracht. Mein jüng­ster Sohn war schon immer ein Frühauf­ste­her und kam als Vier­jähriger regelmäßig mor­gens um 4.30 Uhr zu mir ins Bett und wollte mir Geschicht­en erzählen. Wenn ich ihn dabei dann – müde wie ich war – nicht ange­se­hen habe, hat er mir immer die Augen­lid­er mit seinen kleinen Fin­gerchen geöffnet und gesagt: „Mama, du sollst mir zuhören!“ Touché! Für ihn war das Zuhören abso­lut mit dem Anschauen verbunden.

Gle­ichzeit­ig ist meine Erwartung­shal­tung in einem Meet­ing, dass alle Anwe­senden sich ein­brin­gen; und zwar nicht nur dann, wenn sie expliz­it ange­sprochen und aufge­fordert wer­den. Gle­ichzeit­ig ist es für mich ein Akt der Wertschätzung, dass tat­säch­lich nur die Per­so­n­en zum Meet­ing ein­ge­laden wer­den, die dazu „gebraucht“ wer­den oder aus einem anderen Grund ein spezielles Inter­esse an dem The­ma haben.

Mich interessiert nur, was ich mache!

Agenda Punkte nicht relevant für mich

Chris­t­ian Müller fragt zu Recht, welchen Wert ein Meet­ing über­haupt hat, wenn nur ein Punkt rel­e­vant ist. Hier wäre dann sich­er zu über­legen, ob es nicht eine sin­nvollere Organ­i­sa­tion für solch ein Meet­ing geben kön­nte, die diesen Umstand mit berück­sichtigt. Eine andere Pla­nung der Agen­da oder sog­ar ein eigen­ständi­ges Meet­ing wären da ganz bes­timmt eine Über­legung wert.

Doch mich quält dabei noch eine weit­ere Frage. Wir reden heute immer über abteilungs- und teamüber­greifend­es Arbeit­en, darüber, wie wir Wis­sen auf bre­it­ere Füße stellen kön­nen und ein gemein­sames Ver­ständ­nis für Abläufe und Entschei­dun­gen schaf­fen kön­nen. Wie kön­nen Punk­te auf der Agen­da unter diesem Gesicht­spunkt dann nicht rel­e­vant sein? Und nehme ich mir nicht die Chance, etwas Neues zu erfahren, wenn ich von Beginn an entsch­ieden habe, dass alles andere nicht rel­e­vant für mich ist? Viele Unternehmen organ­isieren WOL-Zirkel, um das Net­zw­erken zu unter­stützen und Infor­ma­tio­nen zu tauschen; Meet­ings geben genau dazu auch eine Gele­gen­heit – wir müssen sie nur nutzen. Und etwas mehr gemein­sames Ver­ständ­nis für die Dinge, die im Unternehmen passieren, hat noch nie geschadet!

Überflüssig und wert- und bedeutungslos – ein Armutszeugnis!

Wertlose MeetingsÜberflüssige Meetings

Bei diesen Aus­sagen werde ich tat­säch­lich trau­rig und wütend zugle­ich. Sie stellen für mich ein Armut­szeug­nis aus – auch für die Per­so­n­en, die sich so entsprechend äußern. Gle­ichzeit­ig sind sie für mich ein Zeichen extremer Kon­sumhal­tung. Es wird erwartet, dass span­nende Fak­ten in ein­er ansprechen­den Form „serviert“ wer­den! Doch meines Eracht­ens haben Meet­ings über nichts mit Kon­sum zu tun. Meet­ings sind eine Raum für gemein­sames Arbeit­en! Jed­er, der an einem Meet­ing teil­nimmt, hat die Ver­ant­wor­tung, zum Wert und zur Bedeu­tung des Meet­ings beizu­tra­gen! Das geht aber nur über aktive Teil­nahme und nicht über ein pas­sives Abwarten oder sich gar mit anderen Din­gen beschäfti­gen! Und jed­er hat die Pflicht, sich dafür einzuset­zen, dass alle gemein­sam daran mitwirken, dass ein Meet­ing eben nicht über­flüs­sig ist. Und sollte es doch ein­mal passieren, dass ein Meet­ing wenig Wert liefert, dann soll­ten wir daraus lerne und es beim näch­sten Mal bess­er machen. Die Frage, warum das Meet­ing so wenig Wert geliefert hat, sollte also gemein­sam gek­lärt werden.

Hier kom­men wir unter Umstän­den an den Punkt, der die Auswirkun­gen aufzeigt, wenn Teil­nehmer sich mit Emails und Co. beschäfti­gen und darauf warten, dass sie an der Rei­he sind oder ange­sprochen wer­den, warum Meet­ings zu über­flüs­siger, wert­los­er Zeitver­schwen­dung verkom­men – keine aktive Mitar­beit an den The­men. Doch ger­ade die aktive Teil­nahme mit kon­struk­tiv­en und kri­tis­chen Beiträ­gen kön­nte der Schlüs­sel zur Lösung sein.

Vom Mut, etwas zu bewegen

Es ist span­nend, dass bei vie­len das Empfind­en da ist, dass Meet­ings nicht opti­mal laufen. Doch der Rückschluss oder die Moti­va­tion, daran was ändern zu kön­nen und zu wollen, find­et nicht immer statt. Lieber ärg­ern wir uns weit­er, het­zen nach einem zeit­fressenden Meet­ing unser­er Arbeit hin­ter­her und sind am Ende extrem gestresst. „So ist das eben bei uns. Da kann ich nichts machen!“, sind Aus­sagen die ich schon des Öfteren gehört habe.

In seinen „10 Prinzip­i­en für Organ­i­sa­tion­sre­bellen“ fordert @marcusraitner : „Kommt jeden Tag mit der Bere­itschaft zur Arbeit, gefeuert zu wer­den.“ Das klingt radikal und erfordert Mut. Doch let­z­tendlich sagt es eines aus: Übernehmt endlich Ver­ant­wor­tung! Wir kön­nen etwas ändern – jed­er einzelne von uns! Wir sind diejeni­gen, die Erfolg oder Mis­ser­folg aus­machen. WIR sind die, die einen Change zum Erfolg führen oder eben auch nicht. Und WIR kön­nen einen Change ini­ti­ieren – dazu müssen WIR uns trauen, den Mund aufzu­machen und Ver­hal­tensweisen, Prak­tiken und Rit­uale, die uns alle daran hin­dern, gemein­same Ziel zu ver­fol­gen oder erfol­gre­ich zu arbeit­en, offen anzus­prechen und auf Lösun­gen zu drän­gen. Wenn wir nicht han­deln, wie kön­nen wir erwarten, dass andere es tun werden?

Aus­sagen wie „Wenn jemand meine Zeit ver­schwen­det, kann de auch nicht erwarten, dass ich ihm meine Aufmerk­samkeit schenke“, sind kindis­che „Wie-du-mir-so-ich-dir Todesspi­ralen“, die nicht zu ein­er Verbesserung beitra­gen werden.

Wenn unsere Moti­va­tion und unser Engage­ment in Frust und Gle­ichgültigkeit umschla­gen, geht das zu Las­ten von kon­tinuier­lich­er Verbesserung und inno­v­a­tiv­en Ideen. Die Kosten dafür sind immens. Im Extrem­fall kann das bedeuten: sich unterzuord­nen, weil man „am Job hängt“ kann let­z­tendlich genau der Jobkiller sein, den man qualvoll zu ver­mei­den ver­sucht hat.

Doch selb­st wenn dieses Extrem hof­fentlich nicht erre­icht wird, stellen sich immer noch zwei Fra­gen: in welchem Umfeld möcht­en wir wie arbeit­en? Und warum lassen wir es zu, dass wir uns nicht gut fühlen?

Nutzen wir die Macht und die Möglichkeit­en, die wir haben, denn wir soll­ten es uns wert sein!

Dieser Beitrag ist nur die Kurz­form dessen, was in meinem Kopf vorg­ing, als ich den Thread zu dem Tweet gele­sen habe. Mir ist bewusst, dass ich auf­grund einzel­ner Antworten nicht die gesamte Lage beurteilen kann. Den­noch glaube ich, dass wir alle darüber nach­denken soll­ten, was wir dazu beitra­gen kön­nen, um etwas zu verän­dern. Weit­er­hin stellt dies meine per­sön­liche Mei­n­ung dar und soll nie­man­den verurteilen oder ver­let­zen. Den­noch halte ich es für notwendig, ein­mal offen darüber zu sprechen, dass jed­er von uns eben genau diese Ver­ant­wor­tung trägt und wir uns immer fra­gen sollen, was nun genau mein Beitrag zu dieser Sit­u­a­tion ist und was ich beitra­gen kann , um sie zu verändern.

Signature Sabine Wojcieszak

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