Effizienz in Online-Meetings killt Produktivität und Motivation!

online meeting
Vor einem Jahr ist für viele Arbeitnehmer:Innen, Manager:Innen und Führungskräfte die Anzahl der Online-Meetings sprunghaft angestiegen. Wir sind durch die Pandemie zu etwas „gezwungen“ worden, was in New Work schon lange gefordert wird: ortsunabhängiges, flexibles Arbeiten. Auch wenn der Aspekt der Freiwilligkeit momentan dabei etwas zu kurz kommt, so bieten die technischen Lösungen für Videokonferenzen, digitale Team Workspaces und Lösungen für eine kreative Zusammenarbeit enorme Chancen und Potenziale. Doch trotz dieser vielfältigen Möglichkeiten haben sich bereits Begriffe wie „Zoom Fatigue“, die Erschöpfung und Genervtheit durch zu viele Videokonferenzen, geprägt. So werden nicht nur positive Möglichkeiten negativ belegt; gleichzeitig ist dieses Empfinden nicht gut für die Produktivität, die Qualität und die Motivation. Daraus resultieren unter anderem folgende Fragen: Wollen wir das wirklich? Und: Wie können wir dieser negativen Entwicklung entgegensteuern?

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Impressionen aus einem Jahr im Homeoffice

Immer häu­figer bericht­en mir Teil­nehmende in Work­shops, dass sie nur noch von einem Meet­ing ins näch­ste sprin­gen und der tägliche Meet­ing-Wahnsinn sie ausbrennt.

„Früher kon­nte ich wenig­stens auf dem Weg von einem Meet­ingraum zum näch­sten auf die Toi­lette gehen oder mir ein Getränk holen. Heute ist das näch­ste Meet­ing nur einen Klick entfernt.“,

bericht­en ver­schiedene Teilnehmer:Innen. So wird die Zeit­ef­fizienz schein­bar per­fek­tion­iert. Da wir  vor unseren Com­put­ern sozusagen direkt vor den virtuellen Besprechungsräu­men sitzen, brauchen wir keine Wege- und Rüstzeit mehr; eine Besprechung fol­gt der näch­sten. Andere bericht­en davon, dass sie jet­zt teil­weise an zwei Besprechun­gen gle­ichzeit­ig teil­nehmen, weil es sich nicht anders pla­nen lässt. Andere Teil­nehmende beschw­eren sich darüber, dass jet­zt sog­ar die Mit­tagspausen verkürzt wer­den, um sie mit einem weit­eren Meet­ing zu bele­gen. Und alles wird in dem Begriff Effizienz verpackt.

Der Ein­druck, den die über­wiegende Zahl der Teil­nehmenden schildert, lässt sich wie fol­gt zusam­men­fassen: alle ver­brin­gen mehr Zeit in mehr Meet­ings. Gle­ichzeit­ig find­en viele Mitarbeiter:Innen in der momen­ta­nen Home­of­fice-Sit­u­a­tion nach­fol­gen­den sub­op­ti­male Umge­bungs­be­din­gun­gen vor, die sich auf das The­ma online Meet­ings auswirken können:

  • Kein adäquater Arbeit­splatz (Ergonomie, Beleuch­tung, Ruhe, etc.)
  • Mul­ti­task­ing (z.B. durch Home­school­ing, Kinder­be­treu­ung etc.)

Die Fakten – ein kurzer Check

Einige Unter­suchun­gen haben sich im ver­gan­genen Jahr schon damit beschäftigt, ob wir wirk­lich mehr Zeit in Meet­ings ver­brin­gen und ob die Zahl der Meet­ings zugenom­men hat.
Schauen wir uns die Ergeb­nisse ein­mal an:

Schon im Feb­ru­ar 2020, also vor dem Lock­down in Deutsch­land (in den USA hat­ten schon viele Unternehmen die Mitarbeiter:Innen ins Home­of­fice geschickt), hat die Studie „The State of Meet­ings 2020“ von Matt Mar­tin (Clock­wise) unter anderem fol­gen­den inter­es­san­ten Aspekt herausgefunden:

  • ¾ aller befragten Mitarbeiter:innen haben das Gefühl, dass ihr Meet­ing-Zeit­plan immer oder zumin­d­est teil­weise außer Kon­trolle ist. Die Schuld wird sehr häu­fig beim Man­age­ment oder den direk­ten Vorge­set­zten gesehen.
  • Meet­ings wer­den als vierthäu­fig­ster Grund für Unter­brechun­gen bei der Arbeit wahrgenommen.

Im April 2020 haben Heather Layne und Gian­car­lo Cozzi (bei­de Microsoft) in ihrer Studie „The rise of 30-minute meet­ings and oth­er ways col­lab­o­ra­tion is chang­ing“ fol­gende Resul­tate veröffentlicht:

  • Mit dem Wech­sel ins Home­of­fice ist die wöchentliche Meet­ingzeit sprung­haft um 10 % gestiegen.
  • Im Schnitt haben Mitarbeiter:Innen drei Meet­ings pro Woche mehr auf dem Plan.
  • Die Anzahl an kurzen Meet­ings (weniger als 30 Minuten) hat um 22 % zugenommen
  • Gle­ichzeit­ig hat die Zahl an lan­gen Meet­ings (mehr als 1 Stunde) um 11 % abgenommen.

Im Sep­tem­ber 2020 hat dann die Har­vard Business School eine weit­ere Studie, durchge­führt von Raf­faela Sadun, Jef­frey Polz­er und anderen, veröf­fentlicht. In dieser weltweit­en Studie wur­den mehr als drei Mil­lio­nen Men­schen befragt und die Antworten aus­gew­ertet. Die Ergeb­nisse sehen wie fol­gt aus:

  • Mitarbeiter:Innen hat­ten 13 % mehr Meetings
  • Die Dauer der Meet­ings ist um 20 % gesunken
  • Abnahme der gesamten Meet­ingzeit pro Mitarbeiter:In um 12 %
  • Im Schnitt wur­den zwei Per­so­n­en mehr zu jedem Meet­ing eingeladen

Das Gefühl der Mitarbeiter:Innen, an mehr Meet­ings teil­nehmen zu müssen, wird also durch die Stu­di­en belegt. Doch das Empfind­en, auch mehr Zeit in Meet­ings zu ver­brin­gen, sowohl in Bezug auf ein einzelnes Meet­ing wie auch auf die Gesamtzeit, deckt sich nicht mit den Stu­di­en. Das heißt jedoch nicht, dass das Empfind­en falsch ist. Vielmehr gibt es einen wichti­gen Hin­weis darauf, dass irgen­det­was passiert, was das Empfind­en von der Real­ität abwe­ichen lässt. Das ist defin­i­tiv einen Blick wert!

Was ist denn nun wirklich das Problem?

Die Zunahme an der Anzahl an Meet­ings bedeutet für jede einzelne Per­son auch eine Zunahme an Task Switch­ing, ein­er Kat­e­gorie des Mul­ti­task­ing. Task Switch­ing bedeutet, dass wir von ein­er zur näch­sten Auf­gabe sprin­gen, ohne die vorherige been­det / abgeschlossen zu haben. Wir sprin­gen ständig zu neuen The­men und Auf­gaben. Das ist Stress pur für unser Gehirn! Durch die schein­bar effiziente Zeit­pla­nung und Tak­tung der Meet­ings ent­fall­en in vie­len Unternehmen die Pausen zwis­chen den Meet­ings. Nicht sel­ten höre ich Mitarbeiter:Innen in unseren Work­shops darüber disku­tieren, dass sie teil­weise vier bis fünf Meet­ings hin­tere­inan­der haben. Während wir vor dem Lock­down die Zeit von einem Meet­ingraum zum anderen zum Umschal­ten und gedanklichen Sam­meln nutzen kon­nten, so fällt dies im Online-Modus ein­fach weg. Dadurch wird das Gefühl, so viel mehr Zeit in Meet­ings zu ver­brin­gen, ver­stärkt. Das Empfind­en, aus­ge­laugt oder gar ausgebrannt 

home office meeting

zu sein, wächst, denn: Jedes Meet­ing erzeugt in der Regel neue Auf­gaben, die irgend­wann abgear­beit­et wer­den müssen. Ein Mehr an Auf­gaben bei gefühlt weniger Zeit, ist defin­i­tiv kon­trapro­duk­tiv für das Wohlbefinden.

Kom­men dazu dann noch die sub­op­ti­malen Umge­bungs­fak­toren hinzu, die beispiel­sweise Rück­en- oder Kopf­schmerzen vom vie­len Sitzen und der man­gel­nden Bewe­gung verur­sachen, oder die Mul­ti­task­ing-Her­aus­forderun­gen von Home­school­ing, so wer­den online Meet­ings eine echte Belas­tung für die Mitarbeiter:Innen.

Die negative Auswirkung von Effizienz im Zeitmanagement 

Starten wir hier gle­ich ein­mal mit einem Pauken­schlag: Es ist schon lange bekan­nt, dass Task Switch­ing einen hohen Pro­duk­tiv­itätsver­lust bedeuten kann – und zwar bis zu 40 % unser­er so wertvollen Arbeit­szeit! Diese Zahl ist schon Grund genug dafür, dass es wenig Sinn ergibt, Meet­ings naht- und pausen­los aneinan­der zu reihen.

Haben wir keine aus­re­ichen­den Pausen zwis­chen den einzel­nen Meet­ings, fehlt uns die Zeit für die Vor­bere­itung auf das Meet­ing. Klar, natür­lich kann ich mich vielle­icht auf zwei Meet­ings vor­bere­it­en. Den­noch muss ich mich nach dem ersten Meet­ing wieder erst in die Vor­bere­itung für das zweite Meet­ing rein­denken. Das geht aber nur mit ein­er Pause dazwis­chen. Bei mehr als zwei Meet­ings am Stück wird das so richtig schwierig.

Nicht mal schnell zwis­chen zwei Meet­ings auf die Toi­lette gehen zu kön­nen, ist ein­fach unfass­bar. Schlim­mer noch, wenn ich mich dann gegebe­nen­falls auch noch dafür entschuldigen muss, weil ich zu spät zum näch­sten Meet­ing erscheine.

Auch die Zeit für Bewe­gung, Essen und eine Getränkepause ist für unsere Leis­tungs­fähigkeit – kör­per­lich wie geistig – wichtig. Neueste Erken­nt­nisse aus dem Bere­ich der Neu­rowis­senschaften (Neu­ro­science) bele­gen, dass unser Gehirn regelmäßig Wass­er, Nährstoffe und kör­per­liche Bewe­gung benötigt, um fol­gende wichtige Funk­tio­nen aus­führen zu können:

  • Lösun­gen finden
  • Denken
  • Aufmerk­sam sein
  • Entschei­dun­gen treffen
  • Erin­nern
  • Ler­nen
  • Logis­ches Schlussfolgern

Diese Funk­tio­nen unseres Gehirns sind alle­samt wichtig in unseren Meet­ings und unser­er täglichen Arbeit.

Die Studie „Extra­ne­ous Fac­tors in Judi­cal Deci­sions“ von Shai Danziger, Jonathan Lev­av und Lio­ra Avnaim-Pes­so belegt, dass die Urteile und Entschei­dun­gen von Richter:Innen sex­is­tis­ch­er, ras­sis­tis­ch­er und weniger am Recht ori­en­tiert waren, wenn die let­zte Mahlzeit länger als zwei Stun­den her gewe­sen ist. Das liegt daran, dass unser Gehirn ein­er­seits ein großer Ver­brauch­er an Energie ist, ander­seits sel­ber aber kaum Energie spe­ich­ern kann.

In dem Moment, wo wir Durst empfind­en, ist das Gehirn schon zu mehr als 3 % dehy­dri­ert. Allerd­ings hat schon eine Dehy­dra­tion von 1 bis 3 % mas­sive Auswirkun­gen auf die Leis­tungs­fähigkeit unseres Gehirns in Bezug auf Fokus, Aufmerk­samkeit und Erin­nerungsver­mö­gen (Dr. Tara Swart 2017, MIT).

Bewe­gung führt unter anderem zu einem besseren und tief­er­en Dur­chat­men. Auch dieser somit zuge­führte Sauer­stoff ist notwendig für ein hochleis­tungs­fähiges Gehirn.

Ein Anstieg an Stress und das Absinken der Moti­va­tion sind weit­ere Fol­gen. Sie führen zu einem Man­gel an Konzen­tra­tion, worunter ganz enorm die Qual­ität unser­er Meet­ings und unser­er Entschei­dun­gen lei­den wird. Qual­i­ta­tiv schlechte Meet­ings wer­den als Zeitver­schwen­dung emp­fun­den; sie ner­ven und stressen noch mehr. Die Abwärtsspi­rale nimmt ihren Lauf. Und das hat Auswirkun­gen auf den weit­eren Arbeitsalltag.

Effizienz – eine Frage der Zielsetzung

Für ein besseres, gemein­sames Ver­ständ­nis fol­gt hier eine kurze Definition:

Effizienz: Die Dinge richtig tun!

Eine Frage ist: Was sind „die Dinge“, die wir richtig tun wollen? Wollen wir die Zeit, die zur Ver­fü­gung ste­ht, richtig und opti­mal nutzen?

Daran schließt sich eine zweite Frage an: Was bedeutet es, die Zeit richtig zu nutzen? Heißt „richtig“, möglichst viele Besprechun­gen in der begren­zten Ressource Zeit unterzubrin­gen. Oder heißt „richtig“, eine möglichst große und pos­i­tive Wirkung mit unseren Meet­ings zu erzeu­gen? Hier befind­en wir uns also in der Unter­schei­dung zwischen

Out­put vs. Outcome.

Wenn wir auf den Out­come von Meet­ings abzie­len und mit ihnen eine hohe Wirk­samkeit erzeu­gen wollen, dann ist das beschriebene Meet­ing-Ver­hal­ten ein absoluter Killer – das allerd­ings aber sehr effizient.

Für eine bessere online Meeting Zukunft!

Meet­ings spie­len in der agilen Welt und beson­ders auch im verteil­ten Arbeit­en eine große Rolle und sind extrem wichtig für unseren gemein­samen Erfolg! Doch geht es bei der Verbesserung der Meet­ingkul­tur in den meis­ten Unternehmen nicht um die Quan­tität der Meet­ings, son­dern vielmehr um die Qual­ität. Wir soll­ten also unser Ver­hal­ten in Bezug auf Meet­ings über­denken und gegebe­nen­falls anpassen. Es ist sin­nvoll, eine Meet­ingkul­tur unternehmensweit zu etablieren, die sowohl die psy­chis­chen als auch die physis­chen Bedürfnisse der Men­schen berück­sichtigt. Nur so schaf­fen wir ein Umfeld, in dem wir auch als verteilte Teams / Organ­i­sa­tion zu men­tal­en Höch­stleis­tun­gen fähig sind.

Nach­fol­gend find­est du erste Tipps für eine stress­freiere und Out­come-fokussierte Meetingkultur:

  • du willst ein Meet­ing anset­zen? Frag dich immer,
    • ob das Meet­ing wirk­lich nötig ist
    • ob es einen anderen, wirkungsvolleren Kom­mu­nika­tion­sweg für das The­ma gibt
    • was mit dem Meet­ing erre­icht wer­den soll
    • wer wertvoll für das Meet­ing ist (kann the­ma­tisch etwas beis­teuern, kann Entschei­dun­gen tre­f­fen etc.)
  • Respek­tiere deine Zeit und die der anderen!

Meet­ings so kurz wie möglich, so lang wie nötig hal­ten. Und wenn ihr vor der Zeit fer­tig seid, dann ist das okay! Entwed­er nutzen die Teil­nehmenden die Zeit für Small Talk oder für die Vor­bere­itung des näch­sten Meet­ings – kein Zwang, alles freiwillig!

  • Plane bewusst Pausen zwis­chen den Meet­ings ein!

Einige Unternehmen haben Pausen zwis­chen den Meet­ings als Default-Ein­stel­lung in den Pla­nungstools geset­zt. So kön­nen ehe­ma­lige 30-Minuten Meet­ings nur als 25 Minuten Meet­ings und ehe­ma­lige ein­stündi­ge Meet­ings nur als 50 Minuten Meet­ings geplant wer­den.

  • Respek­tiere die Pausen zwis­chen den Meet­ings und fordere sie auch ein!
  • Lade nicht mehr Per­so­n­en ein, nur weil das Meet­ing online ist!
  • Sag auch mal qual­i­fiziert Nein!

Wenn dein Meet­ingkalen­der dich stresst, keine Pausen da sind und du nicht weißt, wann du deine Arbeit machen sollst, ist ein Nein längst überfällig!

  • Eine klare Agen­da mit (rechtzeit­ig) verteil­ten Auf­gaben und einem klar for­mulierten Meet­ingziel helfen den Teil­nehmenden, sich ziel­gerichtet vorzubereiten.
  • Men­schen sind keine Maschi­nen! Plane Zeit für Small Talk in dein­er Agen­da ein und mache das auch transparent.

Dann kön­nen die Teil­nehmenden entschei­den, ob sie am Small Talk teil­nehmen wollen oder nicht. Doch eines ist unum­strit­ten: Der Small Talk ist wichtig für die Zusam­me­nar­beit und das Net­zw­erken. Small Talk macht Meet­ings menschlich!

  • Gestalte deine Meet­ings kreativ und abwechslungsreich!
  • Ice­break­er-Übun­gen kön­nen am Anfang eines Meet­ings den Teil­nehmenden die Zeit geben, im Meet­ing men­tal anzukommen!
  • Einigt euch im Unternehmen / im Team auf Meet­ing-freie Zeiten!

Diese Zeit­en wer­den respek­tiert und kön­nen für fokussiertes Arbeit­en genutzt werden.

  • Berück­sichtigt die beson­deren, sub­op­ti­malen Umge­bungs­fak­toren der Mitarbeiter:Innen.

Je mehr von diesen Tipps Einzug in die Arbeitswelt find­en, desto stärk­er kön­nen wir unsere Meet­ingkul­tur verbessern. Am besten funk­tion­iert das natür­lich, wenn jede:r von uns auch die Ver­ant­wor­tung dafür übern­immt, auf diese Dinge zu acht­en und anzus­prechen, wenn kon­trapro­duk­tives Ver­hal­ten iden­ti­fiziert wird. So kön­nen wir gemein­sam die tollen Möglichkeit­en, die uns das verteilte Arbeit­en bietet, sin­nvoll und stress­frei nutzen.

Ein wichtiges The­ma für unsere Zukun­ft:
Wir von get­Next IT sind absolute Ver­fechter von New Work und ort­sun­ab­hängigem, verteil­ten Arbeit­en. Daher brauchen wir deine Hil­fe. Wir möcht­en gerne unsere eigene Umfrage zu dem The­ma „Meet­ings: wie hat sich das Meet­ingver­hal­ten mit dem Einzug ins Home­of­fice verän­dert?“ starten, um daraus Infor­ma­tio­nen zu gener­ieren. Dazu bit­ten wir dich um fünf Minuten dein­er kost­baren Zeit, in der du unsere Fra­gen beant­wortest. Die Ergeb­nisse wer­den wir später hier auf unser­er Web­seite veröffentlichen.

Hier geht es zur Umfrage zum The­ma „Meet­ings: wie hat sich das Meet­ingver­hal­ten mit dem Einzug ins Home­of­fice verändert?“

Signature Sabine Wojcieszak

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