Um komplexe Problemstellungen wertbringend zu lösen, ist es hilfreich, unterschiedlichste Erfahrungen und Perspektiven zusammenzubringen und zu diskutieren, um daraus gemeinsam kreative Lösungsansätze zu entwickeln. Divers aufgestellte Teams sind daher in der modernen Arbeitswelt häufig der angestrebte Ansatz, um genau diesen Rahmen zu schaffen. Doch Diversität ist weitaus mehr als nur die Genderfrage! Auch spielen unter anderem das Alter, die kulturelle Herkunft, Neurodiversität, die Ausbildung oder die Berufserfahrung – nicht nur auf die Berufsjahre bezogen – eine wichtige Rolle. Ein Teammitglied mit einem Designhintergrund hat wahrscheinlich einen anderen Blick auf eine Problemstellung als ein Mensch mit BWL-Erfahrungen oder jemand aus der Softwareentwicklung. Arbeiten diese Personen nun in einem Team zusammen und lernen, miteinander wertvoll zu kommunizieren, so können Lösungen entstehen, die eine einzelne Person oder Personen mit identischem Hintergrund nicht zustande gebracht hätten. Gleichzeitig wird auch die Produktivität gesteigert. Und das ist großartig!
Diversität – ein besonderer Anspruch an die Teambildung
In der Vergangenheit haben Unternehmen lernen müssen, dass sich ein Team nicht dadurch bildet, dass man Menschen in einen Raum setzt. Um aus Individuen ein Team werden zu lassen, bedarf es etwas mehr Arbeit und einer guten Moderation.
Je größer die Diversität innerhalb eines Teams ist, desto wichtiger ist genau diese Moderation; denn Diversität kommt auch immer mit einer großen Variabilität an Vorstellungen darüber, wie wir miteinander umgehen oder kommunizieren wollen. Ziemlich menschlich dabei ist, dass jede Person glaubt, die eigene persönliche Annahme sei selbstverständlich und wird von allen anderen genauso empfunden.
Selbstverständlich ist, dass nichts selbstverständlich ist – besonders bei einem hohen Grad an Diversität!
Und schon entstehen Missverständnisse. Manchmal lassen sich diese schnell beheben. Doch sie können auch die Stimmung im Team verschlechtern, Fehler erzeugen und die Produktivität im Team verschlechtern. Ganz drastisch wird es, wenn die Missverständnisse dazu führen, dass einzelne Teammitglieder sich komplett unwohl fühlen im Team und das Team oder gar das Unternehmen verlassen.
Auch haben Unternehmen erfahren müssen, dass „von oben“ oder von einzelnen Personen vorgegebene Regeln oft keine Akzeptanz finden und die Mitarbeitenden einen Workaround finden. Eine Schattenwelt an Regeln in den Köpfen einzelner Personen kann so entstehen.
Gerade in Zeiten von mobilem Arbeiten oder Arbeiten mit verteilten Teams, ist es noch einmal mehr von Bedeutung, diesen Problematiken die nötige Aufmerksamkeit zu schenken.
Eine gute Kommunikation kann dabei helfen, diese Missverständnisse aufzuklären. Viel besser ist es aber nicht nur zu reden, sondern auch gemeinsam zu diskutieren und zu visualisieren! Hier kommt die Canvas-Methode ins Spiel!
Canvas: Die moderierte Leinwand für Teamvisualisierungen!
Das Arbeiten mit einem Canvas ist in der modernen Arbeitswelt schon gut vertreten. Dabei stellt ein Canvas grundsätzlich erstmal eine leere Leinwand dar, auf der die Gedanken und Ansätze dann visualisiert werden können.
Damit es den Teams leichter gemacht wird, Ergebnisse zu produzieren, gibt es unterschiedlichste Canvas-Templates, die Fragestellungen bzw. Themen vorgeben und damit den kreativen Diskussionsprozess der Teams zielgerichtet moderieren. Bekannte Canvas-Templates sind zum Beispiel das Business-Model-Canvas, das Value-Proposition-Canvas oder auch das Team-Canvas. Jedes Canvas hat ein spezielles Ziel und ist somit auch anders aufgebaut.
Die Struktur eines Canvas-Templates lenkt das gemeinsame Denken und schafft damit einen Fokus. Gleichzeitig hilft es dabei, überhaupt einen Startpunkt zu finden, wie sich das Team einem Thema nähern kann.
Zwei wichtige Grundsätze für die Arbeit mit dem Canvas lauten:
- Das Canvas wird immer vom Team gemeinsam bearbeitet.
- Ein Canvas ist ein gelebtes, lebendiges Dokument. Die Regeln oder Prinzipien, die das Team gemeinsam erstellt und visualisiert, sollen auch gelebt werden. Jede:r übernimmt die Verantwortung dafür. Außerdem soll das Canvas bei Bedarf geändert, ergänzt oder weiterentwickelt werden.
Natürlich ist es immer das Ziel einer Veränderung, dass die Regeln und Prinzipien umgesetzt und gelebt werden und dass jede:r Verantwortung dafür übernimmt. Doch genau das ist häufig das große Problem in der Praxis. Erstellt ein Team gemeinsam ein Canvas, kommen einige wichtige Aspekte ins Spiel, die es leichter machen, die Verantwortung für die Regeln und Prinzipien zu übernehmen, sich an sie zu erinnern und diese dann auch zu leben.
- Durch das gemeinsame Erstellen kann sich jede:r mit einbringen und findet sich dort auch wieder.
- Verschiedenste Sichtweisen finden Einzug in die Regeln.
- Durch die Diskussionen entsteht ein besseres Verständnis für die Sichtweisen anderer und auch für das Ziel, dass wir gemeinsam mit diesen Regeln und Prinzipien erreichen wollen.
- Der Prozess der der Visualisierung und die damit verbundenen Diskussionen erzeugen Emotionen. Emotionen sind das, woran wir uns sehr einfach erinnern können. Mit diesen Emotionen sind die Vereinbarungen verknüpft, wodurch sie für uns präsenter sind.
Diese Punkte erzeugen
👉 eine höhere Akzeptanz,
👉 ein besseres Verständnis,
👉 mehr Transparenz,
👉 mehr Verantwortungsbereitschaft sowie
👉 eine größere Motivation.
Nun mag es einem vorkommen, dass diese angesprochenen Benefits sehr „soft“ und wenig business-like sind. Doch genau diese Aspekte führen dazu, dass Teammitglieder sich auf ihre Arbeit konzentrieren können und nicht ständig Probleme auf Nebenschauplätzen, die durch Missverständnisse entstanden sind, beheben müssen. Das ist nicht nur gut für das allgemeine Wohlbefinden, sondern kann maßgeblich einen großen Beitrag zur Steigerung von Produktivität und Qualität leisten.
Zusätzlich kann das Onboarding neuer Teammitglieder mit Hilfe des bereits ausgefüllten Canvas sehr gut unterstützt werden. Neuen Teammitgliedern wird damit erleichtert, zu verstehen, wie das Team „tickt“.
Um einen hohen Impact zu erzeugen, sollte sich das Team oder ein Team-Coach überlegen, welche Thematik mit dem Canvas adressiert werden soll. Nachfolgend findest du einige Beispiele, die wir für unsere Workshops entwickelt haben. Alle Templates stehen dir auch zum Download zur Verfügung.
Team-Kommunikations-Canvas: Kommunikationskanäle richtig nutzen
In unseren digitalen Zeiten stehen uns eine Vielzahl an Kommunikationswegen zur Verfügung. Und das bedeutet, dass wir bei jeder Kommunikation, die wir führen wollen, überlegen müssen, welchen Kanal wir dafür nutzen wollen. So passiert es, dass Kollege A lieber die E‑Mail nutzt, Kollegin B eher den Team-Chat. Suchen wir später eine Information, müssen wir unterschiedliche Kanäle durchforsten. Und das kostet nicht nur Zeit; unter Umständen werden wichtige Informationen übersehen oder nicht gefunden, was dann zu Fehlern oder Missverständnissen führen kann.
Ein zweites Problem, dass mit dem Team-Kommunikations-Canvas adressiert werden kann, ist die Frage der Erwartungen: Wie schnell muss ich reagieren? Muss ich auch nach Feierabend noch online sein und antworten (z.B. Chat oder Messenger)? Interessanterweise stellen wir in unseren Workshops gerade zu diesem Punkt eine sehr unterschiedliche Wahrnehmung in den Teams fest. Bearbeiten wir als Team dieses Canvas, können wir unausgesprochenen Erwartungen in gemeinsam abgestimmte Regeln und Prinzipien umwandeln.
Kommunikationskanäle sind hierbei nicht nur Meetings, Briefe, Emails oder das Telefon. Es sind auch Team-Chats und Messenger, Kollaborationstools wie pushbox oder Jira, in denen auch kommentiert werden kann oder Wissensdatenbanken wie we:kiwi oder Confluence.
Aber auch spezielle Meeting-Formate können in dem Kommunikations-Canvas mit betrachtet werden. Welche Informationen teilen wir am besten im Daily Standup, welche gehören in die Retrospektive?
Aber auch die Frage, mit wem wir kommunizieren, kann die Ergebnisse beeinflussen. Eine teaminterne Kommunikation läuft wahrscheinlich anders ab als die Kommunikation mit anderen Teams oder Kunden. Daher wird auch dieser Punkt in dem Team-Kommunikations-Canvas bearbeitet.
Doch um nicht zu viele Regeln und Vereinbarungen aufstellen zu müssen, empfiehlt es sich, sich auf die wichtigsten Kommunikationspartner zu einigen. Um diese Kommunikationspartner zu identifizieren, kann die „Denkhilfe: Mit wem kommunizieren wir als Team“ genutzt werden.
Eines ist klar, je umfangreicher ein Regelwerk wird, desto schwieriger wird es, all diese Regeln zu befolgen. Daher ist es eine gute Möglichkeit, sich gemeinsam zu überlegen, wo wirklich starre Regeln notwendig sind und wo alternativ rahmengebende Prinzipien eher angebracht sind.
Es kann sich in diesem Prozess durchaus herausstellen, dass ein Team zu viele Kommunikationswege hat, die identisch oder wenigstens sehr ähnlich sind. Genauso gut kann aber ein Ergebnis sein, dass ein wichtiger Kommunikationsweg fehlt. In beiden Fällen müssen Entscheidungen getroffen werden. Mit dem Team-Kommunikations-Canvas könnt ihr eure Erkenntnisse visualisieren.
Team-Energie-Canvas
High Performance Teams sind der Traum vieler Führungskräfte, da diese Teams hochgradig produktiv sind. Echte High Performance Teams, die diese hohe Produktivität über einen langen/unbegrenzten Zeitraum gehen können, wissen eines ganz genau: Ihre Produktivität ist abhängig von ihrem persönlichen Energielevel.
Daher versuchen sie, sowohl Energiefresser zu enttarnen und zu eliminieren als auch Energy Booster sinnvoll zu nutzen. Sie haben für sich eine Achtsamkeit gegenüber ihrer eigenen Energie entwickelt.
Mit dem Team-Energie-Level-Canvas haben Teams ganz einfach die Chance, eine Veränderung in ihren Energie-Leveln festzustellen, die Ursache zu hinterfragen und sich um Lösungen zu kümmern.
Mit Hilfe von Klebepunkten oder Strichen tragen alle Teammitglieder regelmäßig ihre Einschätzung zu ihrem persönlichen Energielevel ein. So kann das Team die eigene Energie monitoren und bei Bedarf rechtzeitig reagieren.
Mit dem Team-Energie-Canvas erhalten Teammitglieder die Möglichkeit, sich gemeinsam darüber Gedanken zu machen, woran sie bei sich und den anderen erkennen können, dass die Energie zur Neige geht und welches ihre Energiefresser sind.
Gleichzeitig beschließen sie Erste-Hilfe Maßnahmen und einigen sich auf Regeln und Prinzipien, wie sie zukünftig mit Energiefressern umgehen wollen. Außerdem können sie im Team gemeinsam definieren, was ihre Energy Booster sind und wie sie die als Team in den Arbeitsalltag integrieren können oder Einzelnen den Freiraum geben können, Energie „zu tanken“.
Da eine hohe Produktivität eben nur dann zu erreichen, wenn alle Teammitglieder über ausreichend Energie verfügen, ist es kein „Spielkram“, sich im Team über die Punkte gemeinsam Gedanken zu machen, sondern eher eine absolute Notwendigkeit. Mehr zum Thema Produktivität und Teamenergie findest du in meinem Artikel „Mehr Produktivität durch den nachhaltigen Umgang mit uns selbst- oder: Warum auch uns der Energiesparmodus guttut!“
Zu guter Letzt…
Teamwork wird in der heutigen Zeit immer wichtiger. Doch damit Teamwork sich auch entsprechend positiv auf die Produktivität auswirken kann, ist es hilfreich, Missverständnissen und Problemen vorzubeugen und gleichzeitig einen gemeinsamen Plan zu haben, falls doch mal etwas schieflaufen sollte. Mit Hilfe der Canvas-Methodik bekommen Teams eine Kommunikations- und Diskussionsplattform, um sich selbst ein Set aus Regeln und Prinzipien zu geben, die ihnen als Team helfen. Daher sind die Ergebnisse so individuell wie die Teams selbst.
Übrigens lässt sich ein Canvas auch sehr gut remote in einem verteilten Team mit Leben befüllen.
Außerdem ist es vollkommen unabhängig davon, ob ein Team aus drei oder neun Personen besteht; selbst eine einzelne Person kann für sich selbst ein Canvas nutzen, um zielgerichtet zu reflektieren und Entscheidungen zu treffen.
Probiert es einfach einmal aus!